http://www.geocities.com/museos2000/patrimonio/digital/digital.htm
Esta es una pagina muy buena en donde podremos encontrar toda la informacion acerca de la digitalizacion.
jueves, 15 de mayo de 2008
MICROFILMACION
Se puede considerar como punto de partida de la Microfilmación en el año 1839, cuando el inglésJohn Benjamín Dancer, instaló en una cámara fotográfica un lente de microscopio y elaboró la primera microfotografía con una reducción de 160 veces el original.
Pero fue en Francia donde primero se reconoció oficialmente a René Patrice Prudent Dagrón quién desarrollo esta técnica de reducción fotográfica durante la guerra Franco – Prusiana de 1871, cuando en compañía del famoso fotógrafo francés Gaspar Félix Tournachón concibieron el audaz plande elevarse en un globo aerostático, atravesando las líneas enemigas para hacer contacto con las tropas francesas y microfilmar las instrucciones y mensajes a ser enviados a los altos mandos militares sitiados, mediante palomas mensajeras que habían llevado consigo.
En el aspecto administrativo uno de los impulsadores de esta técnica fue George McCarthy quien en 1928 convención a la Eastman Kodak Company para que impulsara sus ideas sobre microfilmación, dando origen a la Recordak Company que se dedicó a motivar a la banca norteamericana de las ventajas de este sistema como miedo eficaz y práctico de defensa contra el peligro de falsificación de las firmas de los cuentacorrientistas.
Desde que la Recordak Company se inició son muchas las compañías que se interesaron en el asunto, permitiendo el desarrollo técnico y científico a que ha llegado hoy la microfilmación, en sus aspectos de seguridad, integridad, facilidad de manejo, reducción de espacio en archivos y bibliotecas; como medio didáctico en bibliotecas y centros de estudio por la facilidad de manejo y economía en la adquisición y distribución o como sustituto de los listados del computador.
En el año 1931 la Corporación Recordak , subsidiaria de la Eastman Kodak introdujo un sistema de microfilmación para acelerar el proceso de facturación en almacenes departamentales. Las facturas eran fotografiadas en tamaños muy reducidas para el registro permanente del almacén, y los talonarios originales eran envueltos al cliente con su estado de cuenta mensual.
En el año 1993 la Corporación Recodak introdujo la primera microfilmadora automática que pareó la película con los documentos e medida que eran alimentados sobre un tambor giratorio. Esto hizo posible microfilmar documentos de cualquier largo.
En 1934, la microfilmación proporcionó bibliotecas con referencias permanentes y compactas a medida que la micropelícula de 35mm era ampliamente utilizada como un método de preservar periódicos.
En 1941, el aerógrafo o correo " V " fue desarrollado cono un sistema para microfilmar cartas para ahorrar espacio de embarque. Fue adoptado en el año 1942 por las Fuerzas Inglesas y Estadounidenses para comunicación en ultramar o al extranjero.
En 1950, la Microfilmación para salidas del Computador ( COM ) fue iniciada por Kodak laborando con la empresa" General Dynamics " . Este sistema es apenas un poco más joven que el mismo computador digital.
En 1952, la relación más alta de reducción alcanzada a ese punto, 40: 1 fue proporcionada en este año por la microfilmadora Kodak Bantam.
En 1955, la Corporación Recordak introdujo el primer equipo micrográfico de búsqueda automatizada.
En 1959, la Corporación Recordak descubrió una microfilmadora portátil, pensando solamente 24 libras y el primer equipo de búsqueda micrográfica utilizando microfilme precodificada en magazines plásticos. También introdujo la Corporación Recordak la microfilmadora Reliant Modelo 500 capaz de microfilmar 500 cheques o 185 documentos tamaño carta por minuto.
martes, 29 de abril de 2008
INSTRUMENTOS
ESTA ES UNA VISTA PREVIA DE LOS INTRUMENTOS QUE DEBEMOS TENER EN CADA UNO DE NUESTROS PORTAFOLIOS.
PLAN DE MEJORAMIENTO
EVALUACION ETAPA PRODUCTIVA
EVALUACION
ETAPA LECTIVA
AUTODIAGNOSTICO
PLAN DE MEJORAMIENTO
EVALUACION ETAPA PRODUCTIVAEVALUACION
ETAPA LECTIVA
AUTODIAGNOSTICO
sábado, 26 de abril de 2008
GRUPO DE TRABAJO
Un saludo muy grato instructora y compañeros, es un honor presentarles mi grupo de trabajo para la presentacion de nuestros portafolios de evidencias aqui podran encontrar todo el desarrollo del modulo de Ejecucion de Procesos Archivisticos. Espero que lo visiten y lo aprovechen...
Las primeras 10 personas que lo visiten podran participar en la rifa de un viaje al AGN. JAJAJAJA
Att: ANGELA GALEANO
ISABEL GARCIA
LUIS GUTIERREZ
ROSITA VALDES
VALORACION DOCUMENTAL
LA VALORACIÓN
FUNDAMENTO TEÓRICO DE LA ARCHIVÍSTICA
La valoración junto con el principio de procedencia en sus dos dimensiones: el respeto de los fondos y el respeto del orden original y el ciclo de vida de los documentos: con las tres edades de los documentos, son considerados los fundamentos teóricos de la Archivística que siguen vigentes ante el embate de las nuevas tecnologías en la era de la información en que la que estamos inmersos. En esta ocasión, me ocuparé de la valoración, vista no como un proceso meramente mecánico, reducido a la elaboración de tablas de plazos de conservación sino como todo un cuerpo teórico, producto de una profunda reflexión.
Por lo que se hará un análisis de los enfoques más recientes en cuanto a la valoración y el impacto de las nuevas tecnologías de la información, como uno de los retos que se le presenta a la Archivística en la sociedad de la información.
enfoques recientes sobre la valoración
El término valoración se ha asociado con los de selección, descarte y expurgo, en distintos momentos de la evolución de la Archivística como disciplina y según las distintas tradiciones pero siempre han jugado un papel importante, las formulaciones hechas por Theodoro Schellenberg en 1956 y que han sido recogidas y reinterpretadas dentro de distintos contextos. En ese sentido, se considera a Schellenberg como uno de los teóricos más influyentes en cuanto a la valoración que recoge el pensamiento de Hilary Jensinkon, en el sentido de ver a los archivos como evidencia imparcial y de Karl Otto Muller, para quien lo que no merece preservarse nunca debería ser admitido en un archivo. (Kolsrud 1992: 30).
La formulación que hace Theodoro Schellenberg de los valores primarios y valores secundarios y especialmente de los valores evidenciales y los valores informativos, ha sido el punto de partida para la valoración dentro de muchos contextos y objeto de una amplia discusión en las últimas décadas. (Klep 1992: 63).
La valoración por lo tanto, implica un trabajo de cuidadoso análisis y de erudición y no un mero procedimiento como lo ven algunos; ya que implica entender factores como: la historia del creador de documentos, las funciones, las atribuciones legales, la estructura organizacional, los procesos de toma de decisión, los procedimientos de creación de documentos, la naturaleza, organización y administración de los documentos y los cambios ocurridos en el tiempo.
En los últimos diez años se ha dado especialmente en el mundo anglosajón, una reflexión teórica sobre la valoración que busca superar las consideraciones prácticas en la valoración de documentos pues no sólo son importantes las razones de tipo financiero o de tipo cultural en la determinación de qué se conserva y qué se elimina sino que también es necesario controlar la proliferación de documentos y extraer información de ellos. Por ejemplo, es necesario tener conocimiento claro de la estructura organizacional para determinar qué organismo produjo cuáles documentos y con qué propósito, con el fin de encontrar los procedimientos que fueron utilizados en su creación; así como, investigar la historia administrativa, la genealogía de la administración, lo que nos permite descubrir las actividades que producen los documentos.
Algunos plantean modelos de valores que van más allá de los valores primarios y secundarios enunciados por Schellenberg especialmente en cuanto al valor evidencial que nos informa sobre la historia de la institución y su organización y funciones, como es el caso de Paul Klep; quien reemplaza la distinción entre valores primarios y valores secundarios, por una valoración desviada de la práctica burocrática y de tipo administrativo, basada en un cuidado de nuestra cultura que permite tener la posibilidad de valorar los documentos en un sentido simbólico, en términos de estilo, mentalidad y carácter, como expresión de su tiempo. (Klep 1992 : 64)
La teoría de la valoración debe buscar especificar aquellos atributos genéricos, interconexiones y puntos de intersección especiales o de conflicto que existen entre, por un lado, los creadores de documentos, llámense estructuras organizacionales, oficinas o el pueblo, las tendencias sociohistóricas y los patrones o sea las funciones, las actividades y los programas y los clientes, los usuarios y los ciudadanos, por otro. Porque, detrás del documento está la función o la actividad que lleva a su creación, en ese sentido la valoración debe cambiar del documento al contexto conceptual de su creación y de esa forma explorar la naturaleza de los agentes y de los actos y las interconexiones e interrelaciones que existen entre ellos. (Cook 1992:40)
Los seguidores de esta corriente hablan de una etapa taxonómica que comprende la sistematización de varios valores: evidencial e informativo, legal y fiscal, primario o secundario y las características relacionadas con los documentos: originalidad, edad, autenticidad, tratamiento, periodo de tiempo e importancia. En la medida en que los documentos reflejen estos valores, en una forma codificada, deben ser considerados de valor y los que no, deben ser rechazados pero este enfoque no incluye conceptos de la dinámica social e institucional, valorando más lo relativo a la experiencia humana. (Cook 1992: 41)
El objetivo de este modelo es articular las estructuras y las funciones sociales, los creadores de documentos y los procesos de creación y su interacción, lo que permite tener una reflexión comprehensiva de la experiencia humana y no la búsqueda del valor para la investigación por sí. Pues, usualmente se han valorado los documentos de acuerdo con teorías de valor definidas por los usuarios o por las expectativas de uso futuro que descontextualizan el registro de la relación orgánica e interna de su creación, imponiendo en su lugar una norma externa, para juzgar el valor que no tiene relación con el contexto interno de la creación de los documentos.
Dentro de esta corriente se ubican David Bearman, Terry Cook, Richard Cox y otros que plantean la valoración en dos niveles; macro y micro, dentro del primero se debe entender el por qué fueron creados los documentos, cómo fueron creados, cómo fueron utilizados por los usuarios y qué funciones y actividades del creador sustentan. Además, se deben ver las razones y la naturaleza de la comunicación entre los ciudadanos, las instituciones o el Estado, enfocado a través de un proceso dialéctico.
La macrovaloración enfatiza el valor de la ubicación, el sitio y las circunstancias de creación de los documentos antes que el valor de los documentos en sí; es decir, valora la capacidad de la institución de crear documentos de valor en forma global antes que tratarlos uno por uno. Por que, una vez que se han identificado las series, se debe valorar tomando en cuenta su edad, periodo de tiempo, autenticidad, integridad, legibilidad y magnitud, con lo que se cae en la microvaloración que corresponde a la valoración tradicional.(Cook 1994: 100)
Según el modelo antes mencionado, se debería permitir aislar aquella serie de documentos que revelan más claramente la naturaleza de la sociedad, la dinámica institucional, la vida de la gente común y las corrientes ideológicas. Este enfoque no busca explícitamente los valores en los documentos por sí, sean evidenciales o informativos pero sí, como éstos proyectan la dialéctica entre el ciudadano y el Estado pues se considera que conservar documentos para reflejar tendencias de investigación es antiarchivístico y distorsiona la valoración.
La teoría de la macrovaloración ahoga por un curso de selección de los documentos intelectualmente conducido a partir de un sistema de análisis global de las organizaciones perceptuales -estructuralmente desde arriba hacia abajo y horizontalmente a través de las formaciones administrativas a través de vías funcionales y/o elaborados más bien, como un proceso reconstructivo del conocimiento archivístico desempolvado desde el fondo de la fuente de información donde residen actualmente los billones de documentos (Brown 1995: 27)
La pregunta clave bajo este punto de vista, no es qué ha sido escrito, fotografiado, filmado o automatizado, dónde está y qué valor investigativo tiene sino quién, articulando e implementando las funciones de la entidad asignadas por la sociedad tuvo motivo para crear un documento, su tipo y quién intervino en su creación. Este modelo intenta acercar la tensión entre el valor evidencial, basado en la estructura y el proceso y el valor informativo, basado en la articulación de los usuarios con las funciones más importantes,
Dentro de este enfoque es esencial la noción de imagen de la sociedad que nos puede sugerir percepción, imitación, metáfora o reflexión, por lo que es importante la convergencia entre imagen y su reflejo en los documentos. Razón por la cual, se debe investigar, cómo y dónde se forma la imagen considerando la interacción Estado–ciudadano, estructuras más importantes y funciones clave, para identificar y valorar las mejores series de documentos.(Cook 1992: 51)
Los distintos tipos de documentos pueden aumentar o disminuir la distancia entre los ciudadanos y la entidad productora, lo que se vuelve significativo en la naturaleza de la imagen que se tenga de la interacción entre el ciudadano y el Estado. Por lo que le corresponde al archivista documentar la entidad y sus funciones mediante la investigación sobre la planificación de la organización, los reportes periódicos, los datos sobre la administración de documentos, los manuales, los cuadros de clasificación y la historia interna; permitiéndole conocer cómo se afecta la dialéctica entre el ciudadano y el Estado para obtener la imagen de la sociedad.
El modelo de la dialéctica entre el ciudadano y el Estado le permite al archivista enfocar una parte manejable del todo sin conocer todo el universo y concentrarse en ver la evidencia registrada de los documentos más significativos, las variaciones y distorsiones entre los objetivos y los resultados en las estructuras y las funciones sociales más importantes, a través de las cuales se define la imagen de la sociedad. Además, le permite aislar aquellas series de documentos que revelan más claramente la naturaleza de la sociedad, la dinámica institucional, la vida de la gente común y las corrientes ideológicas; por lo que no se buscan explícitamente valores en los documentos por sí, sean éstos evidenciales o informativos pero sí cómo proyectan y reflejan la dialéctica entre el ciudadano y el Estado.
La valoración debe estar basada en una teoría científica de carácter social y oponerse a una intuición académica, a un determinismo ideológico y a la preferencia individual, por lo que adquiere una dimensión analítica que debe partir de los principios de procedencia y pertinencia. Los que siguen este enfoque entienden procedencia en el sentido de que, la trascendencia o el valor de los archivos está relacionada con la importancia de la persona física o jurídica que crea los documentos mientras que la pertinencia alude a que la valoración debe juzgar el valor de la información en relación a un patrón de uso.(Eastwood 1992: 81)
Dentro de esta tendencia, la importancia del creador de documentos debe estar relacionada con un patrón de valor, donde lo usual es el valor como fuente de información histórica, Otros valores a considerar son: legales, administrativos y fiscales siendo el punto principal, el contenido o la información observable en los documentos.
Algunos críticos de este enfoque señalan que la investigación sobre patrones de valor puede conducir al relativismo de la ideología, lo que hace de la valoración un ejercicio sin fundamento. Por lo que, juicios de valor sobre lo efímero y lo duradero deben estar basados en un conocimiento del contexto, la génesis y los propósitos servidos por los documentos.
Los archivos son vistos desde el punto de vista utilitario y por lo tanto, requieren una valoración utilitaria basada en una valoración de uso; la que considera el análisis del uso por el cual los archivos fueron colocados por la sociedad que los creó en el continium de su existencia, determinada, continuada o terminada sobre la base de la utilidad. (Eastwood 1992: 83)
Dentro de otra corriente se sitúa la llamada "estrategia de la documentación" articulada en la década del ochenta por Helen Samuels y que busca proporcionar un mecanismo para una cuidadosa y sistemática reducción de la masa documental mediante la utilización de un conjunto de criterios de selección que toma en cuenta la naturaleza específica de la información moderna registrada. Parte del supuesto de que, la valoración es un trabajo de análisis cuidadoso y de erudición y no un mero procedimiento para determinar qué documentos son más representativos para documentar toda la sociedad, como una forma de complementar los métodos tradicionales de valoración.
Desde el punto de vista de este enfoque, tanto los creadores de documentos como los administradores y los usuarios, buscan retener aquella documentación que refleje alguna área del esfuerzo humano partiendo del análisis del universo a ser documentado mediante la comprensión de los problemas documentales inherentes y la formulación de un plan que permita una adecuada documentación, ya sea de un asunto, una actividad o de un área geográfica.
En los últimos diez años, la valoración ha estado bajo un intenso escrutinio en el mundo anglosajón, resultante en un paradigma basado en una taxonomía de valores que se ha visto desestabilizada por la masa de información y por la redundancia; así como, por la emergente e hipercompleja fase de la administración burocrática, la existencia del multimedio electrónico y otras formas de creación de documentos y de la evolución de complicadas redes de transacciones de negocios y conexiones de comunicación entre los creadores, los usuarios y los sistemas de almacenamiento de documentos. (Turner 1994; 75)
Por lo que, los criterios de valoración no pueden ser desarrollados para satisfacer las cambiantes tendencias de investigación de un pequeño público de investigadores sino para preservar la evidencia documental vital de nuestra sociedad para todos sus componentes.(Wilson 1995: 426)
Richard Brown critica los acercamientos estructuralistas tradicionales de la valoración que se basan en modelos weberianos ideales de una organización administrativa eficiente dentro de los que sitúa a Schellenberg, Jenkinson y más recientemente Duchein, porque participan de la noción de burocracia relacionada con una taxonomía completamente preocupada por tipos o características o categorías de documentos, identificados y delimitados por referencia a fuentes y órdenes de conocimiento basados en connotaciones estructuralistas weberianas de poder y autoridad, (Brown 1995: 132)
Para Brown, el concepto de creador de documentos es concebido como una expresión o una declaración de mensajes que se encuentran enraizados en los documentos, para descubrirlos, el archivista puede apropiarse de las teorías de la hermeneútica de análisis de texto y de discurso, aplicados al contexto de los documentos producidos por las instituciones en el curso de sus actividades funcionales; es decir, observando al creador dentro del contexto de su formación de discurso. Señala que el entendimiento de Michel Foucault del discurso es altamente instructivo, haciendo algunas sutiles conexiones entre la ontología del texto y la arqueología de la información del archivo; así como, la potencial adaptación de la teoría hermeneútica del texto de Paul Ricoeur, en su conciliación de la interpretación del texto basada en la lectura de su contenido narrativo y la objetivación de su contexto, a través de un entendimiento de su estructura narrativa discursiva.(Brown 1995: 152)
En lo que respecta a la valoración, la estructura administrativa como plataforma analítica es vista como una herramienta y debe ser considerada por razones prácticas y Brown establece tres proposiciones que le permiten sugerir una vía alternativa para entender, interpretar y representar el contexto institucional del creador en apoyo de procesos intelectuales y métodos prácticos que llevan a la identificación de los documentos a ser preservados; en un intento de relacionar el análisis del discurso, con la valoración desde una perspectiva práctica aplicada (Brown 1995: 125)
RETOS DE LAS NUEVAS TEcNOLOgíAS DE LA INFORmACIóN
La valoración en la época actual se ve enfrentada a la forma en que se planifican, crean y utilizan los documentos electrónicos y los sistemas automatizados, por lo que, como plantea Charles Dollar, la pregunta a responder es, si los documentos en soporte electrónico pueden ser valorados por las mismas razones y utilizando los mismos principios que se aplican a los documentos en soporte textual, Asimismo, como dice Terry Cook, los archivistas deben desechar su mentalidad profesional de "mente de papel", si aspiran a organizar los documentos electrónicos frente a las capacidades tecnológicas del nuevo ambiente de comunicaciones electrónicas.
Los archivistas deben jugar un papel importante para cruzar la brecha que existe entre ellos y el mundo electrónico mediante la utilización de la misma metodología que se aplica para los documentos en soporte tradicional pero asegurando la conservación permanente y la continua accesibilidad de la información en bases de datos. Además, la valoración debe darse en el contexto, utilizando un acercamiento interdisciplinario, viendo a los documentos electrónicos y a los documentos en papel, como producto de una misma actividad.
Al valorar en el contexto se permite establecer relaciones entre los documentos en papel, los documentos electrónicos y las aplicaciones informáticas explícitas, y al utilizar un acercamiento interdisciplinario, se facilita la toma de decisiones acerca de cómo se deben disponer los documentos y cómo se identifican y solucionan los problemas que genera la informática.
Esta intrusión de los documentos electrónicos en como dice Jane Turner "en nuestro confortable mundo de transacciones en papel", ha forzado a un replanteamiento de nuestras concepciones sobre la valoración que ha redundado en una renovada versión de la coherencia planteada por Hilary Jenkinson, a través de la noción de imparcialidad del documento que reconoce que la naturaleza imparcial, auténtica y creíble de los archivos se deriva del proceso mismo de su creación y de la acumulación natural de documentos, por lo que debe ser preservada.(Turner 1994: 76) Pues en medio de la revolución electrónica en la que vivimos, las jurisdicciones se alteran, las jerarquías cambian y las funciones son reformadas con una gran velocidad pero las actividades continúan, así como, la necesidad legal, moral y cultural de probar que las actividades ocurrieron.
La teoría desarrollada en el mundo del papel parece ser lógicamente válida en la era electrónica porque, a pesar de que la forma de la documentación ha cambiado dramáticamente, siempre permanece la necesidad de documentar una actividad como característica central de nuestra sociedad. Razón por la cual, el conocimiento de las relaciones contextuales y el entendimiento del valor de las distintas perspectivas son necesarias tanto para los creadores de documentos como para los especialistas en informática especialmente en cuanto al establecimiento de procedimientos para determinar responsabilidades y asegurar la preservación de la herencia documental de nuestra sociedad, no importa su método de producción,(Bearman 1995: 1411)
REFLEXION FINAL
Ante los nuevos enfoques teóricos sobre la valoración desarrollados en el mundo anglosajón, es necesario replantearse si el valor primario y el valor secundario, en sus acepciones de valor evidencial y valor informativo, formulados por Theodore Schellenberg en la década de los cincuenta siguen siendo el único fundamento teórico para la selección de documentos que es el término más utilizado en nuestras latitudes y donde la valoración es vista, sobre todo, en función de la conservación o la eliminación. Así como, se le asocia con el término de expurgo, al definirla como la operación por la que se seleccionan los documentos, a fin de que sólo aquellos que reúnan las mejores condiciones de testimonio e información alcancen la tercera edad, es decir, pasen a los archivos históricos para su conservación perpetua en ellos, como piezas valiosas del patrimonio documental.(Cortés Alonso 1952: 28)
Por lo tanto, en los distintos manuales, desde Antonia Heredia en Archivística General, Teoría y práctica, Pedro López y Olga Gallego en Introducción a la Archivística, Elio Lodolini en Archivística, Principios y problemas, Manuel Romero Tallafigo en Archivística y archivos. Soportes, edificios y organización, Manuel Vázquez en Manual de selección documental y más recientemente José Ramón Cruz Mundet en Manual de archivística, se habla indistintamente de valoración, selección, expurgo y evaluación, sin hacer un verdadero cuestionamiento teórico sobre este fundamento de la Archivística, reduciéndosele en muchos casos a una fase del proceso de expurgo destinada a descubrir, apreciar los valores inherentes a los documentos y su gradación. (Cruz Mundet 1994: 211). Se hace necesario conciliar la teoría con la práctica o como dice Terry Eastwood, "la mente sobre la materia", ya que la destrucción de documentos es irreversible y le corresponde al archivista desempeñar un papel activo en ese análisis, con un alto componente ético.
De lo expuesto anteriormente podemos extraer algunas conclusiones respecto a nuestra práctica profesional especialmente en lo relativo a la valoración y a la forma cómo se debe abordar pero también nos debe llevar a meditar sobre los mismos fundamentos teóricos de la Archivística que han sido dejados de lado en las discusiones y en los foros a los cuales concurren los archivistas, campo en el cual los anglosajones nos llevan algunos años de ventaja pero que debe, llevarnos a una reflexión acorde con nuestra realidad inmediata,
jueves, 24 de abril de 2008
TABLAS DE VALORACION DOCUMENTAL
Las tablas de retencion documental es un tema muy facil de entender y como archivistas debemos asumir las responsabilidad de realizarlas, no le temamos a nuestra profesion.
TRABAJEMOS COMO UN GRUPO DE GANSOS
La ciencia ha descubierto que los gansos vuelan formando una V porque cada pájaro bate sus alas produciendo un movimiento en el aire que ayuda al ganso que va detrás de él. Volando en V la bandada completa aumenta por lo menos un 71% más su poder de vuelo, a diferencia de que si cada pájaro volara solo.
Cada vez que el ganso se sale de la formación, siente la resistencia del aire y se da cuenta de la dificultad de volar solo. Por lo anterior, de inmediato se incorpora a la fila para beneficiarse del poder del compañero que va delante.
Cuando el ganso que va en cabeza se cansa, se pasa a uno de los puestos de atrás y otro ganso o gansa toma su lugar.
Los gansos que van detrás producen un sonido propio de ellos para estimular a los que van delante para mantener la velocidad.
Cuando una gansa o ganso enferma o queda herida, dos de sus compañeras se salen de la formación y la siguen para ayudarla o protegerla. Se quedan con ella hasta que esté nuevamente en condiciones de volar o hasta que muera. Sólo entonces las dos compañeras vuelven a la banda o se unen a otro grupo.
Parece que cuando compartimos una dirección común y tenemos sentido de comunidad, podemos llegar a donde deseamos más fácilmente y más rápido. Este es el beneficio del mutuo apoyo.
De todo el reino animal este es el ejemplo más concreto de trabajo en equipo, teniendo en cuenta todo lo que anteriormente se menciono, tal vez para algunos de nosotros nos parezca que llevar esta gran lección a nuestra vidas es algo imposible, porque desafortunadamente la mayoría de los seres humanos buscamos directa o indirectamente beneficios propios así digamos que no.
Pero esto no quiere decir que no existan personas con ese sentido altruista, el de querer ayudar a sus semejantes, pero en un ámbito empresarial tal vez se pueda aplicar esta gran lección, ya que los empresarios y ejecutivos buscan ese gran nivel de exigencia y éxito, que podría ser la satisfacción laboral, personal; el deber cumplido, el haber ayudado a la sociedad o el dinero.
Si solo tuviéramos la inteligencia de un ganso, nos mantendríamos uno al lado del otro, ayudándonos y acompañándonos
Por eso la idea es muy clara debemos aprender a trabajo en equipo, digo debemos porque los gansos lo traen en sus código genético, mientras nosotros no, tenemos que ejercitarlo y educarnos para desarrollarlo como cualquier otro estudio o disciplina.
Cuando compartimos una dirección común y tenemos sentido de comunidad, podemos llegar a donde deseamos más fácil y rápido. Esto es el apoyo mutuo.
Si tuviéramos la lógica de un ganso nos mantendríamos con aquellos que se dirigen en nuestra misma dirección.
Obtenemos resultados óptimos cuando hacernos turnos para realizar los trabajos difíciles. Una palabra de aliento produce grandes resultados.
Sólo si tuviéramos la inteligencia de un ganso nos mantendríamos uno al lado del otro ayudándonos y acompañándonos.
Como conclusión los gansos nos dejan muchas enseñanzas y lecciones, pero el compromiso es aplicarlas, pero sino lo proponemos lo podremos hacer y así conseguir el éxito que muchos buscamos.
MANUAL DE FONDOS ACUMULADOS
Amigos Archivistas aprovechemos este manual de fondos acumulados, porque nos sera de mucha ayuda en nuestra labor.
http://www.archivogeneral.gov.co/files/nar/manualfondos.pdf
Compañeros Archivistas aprovechemos mucho este manual de fondos acumulados, porque es de mucha ayuda para nuestra labor.
Compañeros Archivistas aprovechemos mucho este manual de fondos acumulados, porque es de mucha ayuda para nuestra labor.
miércoles, 23 de abril de 2008
DESARROLLO DE LA PROFESION DEL ARCHIVISTA
Para entender el desarrollo de la profesión de archivista en Colombia, es preciso comprender una serie de aspectos propios de la evolución de una actividad que durante muchos años estuvo relegada al último lugar en la mayoría de las organizaciones.
Durante buena parte del siglo XXI, el cargo de archivista, tanto en instituciones públicas como privadas, no gozaba de la importancia que si tenía, por ejemplo, en los países europeos. En general se trataba de cargos de bajo nivel en la estructura organizacional y para los cuales no se exigían mayores requisitos de formación universitaria, e incluso en muchas empresas solo era suficiente el poseer un diploma de bachiller para ocupar estos cargos. De otro lado, la normatividad vigente en nuestro país en esta materia era muy escasa, por lo que el manejo y administración de los archivos nunca fue una preocupación de la administración.
De este panorama, se exceptuaban algunos archivos históricos, los cuales debido a la naturaleza de sus fondos y a cierta presión de los investigadores por el adecuado manejo de los mismos, eran administrados generalmente por historiadores. A lo anterior se suma el hecho de que la archivística era una disciplina desconocida, al menos hasta principios de la década de los 70 y quienes dirigían los archivos no tenían conocimientos específicos en este campo. De igual forma, no existían espacios académicos en este campo, lo que se reflejaba en una débil oferta de cursos de capacitación en el área de los archivos y la documentación.
Esta situación se debía fundamentalmente a que le función archivística no era valorada dentro de las instituciones y por lo tanto solo se quedaba en el terreno de un simple oficio u ocupación, que aunque necesaria no gozaba de aceptación social ni laboral.
Unos años antes de la apertura del programa de Archivística de la Universidad de la Salle, el Archivo Nacional bajo la dirección de Fray Alberto Lee López, había comenzado a liderar un proyecto para establecer un sistema nacional de archivos en nuestro país y había iniciado la publicación de varios materiales relacionados con los archivos históricos.
Los anteriores antecedentes sembraron la semilla para la consolidación de un colectivo profesional, cuyo único común denominador era su amor por los archivos y el hecho de que compartían los mismos intereses y problemas en cuanto al manejo de los documentos en empresas públicas y privadas. Fue así como en el año de 1973 se crea la Asociación colombiana de Archivistas – ACAR, cuya sede principal fue establecida en la ciudad de Medellín, conformada en su mayoría por archivistas empíricos y autodidactas. Posteriormente se crean sucursales de ACAR (denominados capítulos) en los departamentos de Cundinamarca, Santander, Nariño y Risaralda. La ACAR tuvo un periodo de crecimiento importante durante las décadas de los 70 y 80; sin embargo, por razones de estructura y algunos problemas estatutarios, los capítulos fueron perdiendo presencia y se fueron cerrando. Para finales de la de década de los 90, solo funcionaba la sede principal en Medellín, la cual sin embargo ya no tiene la presencia nacional de sus primeros años. Durante estos cinco lustros, ACAR contribuyó a la consolidación de una conciencia colectiva frente a la profesión; participó activamente en la formación de funcionarios de archivos públicos y privados, en especial en los niveles técnicos, ya que la Universidad de la Salle, había asumido la responsabilidad de formar los profesionales que el país empezaba a demandar.
Con la casi desaparición de ACAR, conformada principalmente por profesionales en disciplinas diferentes a la archivística, provenientes en su mayoría del mercado laboral, se fue diluyendo la idea de una asociación profesional; A finales del año 2000, un grupo de profesionales de la Universidad de la Salle, decide asumir la tarea de llenar el vacío existente y crea la Sociedad Colombiana de Archivistas, la cual continua con la linea de trabajo de ACAR así como algunos de sus postulados, y agregando otros, necesarios para una nueva sociedad, en la cual os archivos cobran especial relevancia frente a las nuevas tendencias en la gestión de la información empresarial.
Para la nueva asociación, el trabajo, si bien resulta complejo y difícil, el hecho de contar con un Sistemas Nacional de Archivos consolidado, con más de 600 archivistas profesionales (más del 90% egresados de la Universidad de la Salle) y un número mayor de técnicos (egresados del SENA y del Tecnológico de Antioquia), así como la labor de concienciación realizada por el AGN, aspectos que unidos a la Ley 594 de 2000 o Ley General de Archivos, hacen que el futuro de una asociación de archivistas sea hoy en día más prometedor.
Durante estos años, el desarrollo de las asociaciones de archivistas en Colombia se ha caracterizado por una serie de aspectos que conviene señalar:
1. Su creación ha sido motivada por el interés de un grupo de profesionales, funcionarios de archivos, profesores de archivísticas y de instituciones archivísticas, conscientes del papel que dentro de una sociedad juegan las agremiaciones.
2. El estado no tiene ningún tipo de incentivo para el trabajo gremial.
3. La participación de los trabajadores de los archivos en sus diferentes niveles, ha sido muy reducida frente al potencial existente, pues se estima que menos de 0.1% ha pertenecido, pertenece o desea pertenecer a una asociación.
4. Los socios son atraídos por intereses particulares o por los beneficios que se desprenden de su pertenencia a una asociación profesional, pero muy pocas veces se incorporan a las asociaciones porque tengan un real y verdadero sentido de comunidad profesional.
5. No existe una verdadera conciencia sobre los deberes y responsabilidades que se adquieren cuando se solicita el ingreso a las asociaciones de archivistas o de cualquier otra naturaleza.
6. Las difíciles circunstancias económicas con las que deben trabajar las asociaciones de archivistas, impiden su adecuado desarrollo así como su crecimiento sostenido.
Las cuotas de afiliación o sostenimiento a pesar de ser muy reducidas, no son cumplidas oportunamente por los socios.
Sin embargo, es necesario reconocer que buena parte de la crisis de las asociaciones de archivistas se ha debido a la falta de gerenciamiento de las mismas, así como a una débil autoimagen, lo cual dificulta aún más su adecuado desarrollo y crecimiento. En Colombia, es particularmente interesante ver como las asociaciones de archivistas, hasta ahora, han resultado incapaces para enfrentar con éxito los cambios sociales, políticos, económicos, empresariales, educativos, etc., lo cual las ha llevado a desaparecer casi totalmente∗.
En muchos casos se han visto como una especie de sindicatos que buscan proteger el ejercicio de una actividad más que contribuir al desarrollo de un conocimiento y a la consolidación de una profesión, situación que no les ha permitido desarrollar eficazmente su trabajo.
Entre los errores más significativos del trabajo gremial de las asociaciones de archivistas se encuentran:
• Deficiente gestión gerencial
• Bajo perfil de dirección en los cuadros directivos
• Desviación del objeto social
• Ausencia de planeación
• Débil autoimagen
• Inadecuado manejo de sus recursos
Estos factores sin embargo, pueden ser eliminados si las asociaciones profesionales de archivistas comprenden que su papel no es únicamente el de la agremiación, sino que su misión va mucho más allá de la responsabilidad frente a sus asociados o a la protección del ejercicio de una profesión; las asociaciones tienen que convertirse en instrumentos de desarrollo no solo de la profesión sino de los archivos y de la archivística.
∗ Unos de los pilares de la Sociedad Colombiana de Archivistas, es precisamente el relacionado con el manejo gerencial que debe caracterizar su accionar, para lo cual se cuenta con un Plan Estratégico a cinco años, cuyo desarrollo comprende cuatro áreas: financiera y de sostenimiento; académica; empresarial; de investigación, para ello deben tener objetivos estratégicos, metas de largo plazo, visión de futuro y sobre todo contar con reconocimiento social y este solo se puede lograr cuando sean capaces de abandonar la creencia de que solo deben ocuparse de los intereses de sus socios; esto significa que cualquier asociación de archivistas debe reconocer en todos los archivistas un “socio potencial”, hacia el cual es preciso orientar su accionar.
En otras palabras, se requiere de una acción de liderazgo que recupere la imagen de las asociaciones de archivistas y las proyecte dentro del escenario del siglo XXI como instrumento para lograr la meta de convertir a esta sociedad en una verdadera sociedad de la información y del conocimiento.
PERFIL DEL PROFESIONAL EN ARCHIVÍSTICA
El perfil profesional del archivista se inscribe en una propuesta humana, técnica y política. En el marco humano desarrolla un compromiso con la sociedad permitiendo un acceso ágil y eficiente de la información.
En lo político desarrolla un compromiso con el rescate de la información, involucrándose profundamente con los procesos asociados con el tratamiento moderno de la información y la gerencia de los sistemas.
Entre las habilidades y características deseables que debe tener todo archivista están
Habilidad verbal, razonamiento abstracto y memoria
Gerenciar sistemas de información.
Aplicar las tecnologías apropiadas para el tratamiento, almacenamiento, recuperación y difusión de la información.
Investigar temas propios de la archivística que permitan aportar conocimientos nuevos a la disciplina.
Facilidad para el procesamiento y entrega de información
Capacidad de observación, análisis y síntesis
Iniciativa y orden
Facilidad para las relaciones interpersonales
Disposición para el trabajo en equipo
Capacidad de investigación
Habilidad para elaborar organigramas, cronogramas, inventarios e índices.
Tipo
Descripción
Perfil Del Aspirante
- poseer principios eticos y criterios morales compatibles con la filosofia de la universidad. - tener espiritu de iniciativa creatividad y sentido de liderazgo. - capacida de comunicarse eficientemente en forma oral escrita y de trabajo en equipo. - tener una mente abierta y organiza - disponer de una amplia cultura general. - demostrar una gran capacidad de servicio.
Perfil Ocupacional
- profesional de la informacion - investigador en ciencias de la educacion. - planificador de sistemas de informacion. - dise?ador de sistemas de informacion. - administrador de sistemas de informacion. director de unidades de informacion. - docentes en ciencias de la informacion. - analista y organizador de informacion. - generador de informacion.
Perfil Profesional
el bibliotecologo y archivista debe tener los conocimientos habilidades destrezas y valores para planear analizar dise?ar evaluar y poner en produccion servicios y sistemas de informacion con base en la utilizacion de tecnologias modernas especialmente las apoyadas en la informatica y las telecomunicaciones. debe tener una formacion etica y el conocimiento cientifico-tecnologico tal que le permita determinar el tipo de informacion requerida para la adecuada toma de decisiones. debe estar en capacidad para planear dirigir coordinar y organizar sistemas de informacion biliotecas y servicios de documentacion para el uso de instituciones y personas. debe poder utilizar tecnologias de procesamiento de informacion y de comunicaciones en el analisis dise?o alcenamiento recuperacion y difusion de la informacion. debe poder liderar la creacion manejo y actualizacion de la infraestructura de informacion para el acceso a las fuentes del conocimiento de las instituciones y las personas.
CODIGO ETICO DEL ARCHIVISTA
01 El archivista debe proteger la integridad del material archivístico y así garantizar que éste continúe siendo una evidencia confiable del pasado.
La obligación primordial del archivista es la de preservar la integridad de los documentos bajo su cuidado y custodia. Para cumplir con esta tarea deben considerarse los legítimos, aunque a veces conflictivos, derechos e intereses de la institución que ofrece el servicio, así como de los dueños, de los protagonistas de los documentos y de los usuarios del pasado, presente y futuro. La objetividad e imparcialidad del archivista es lo que aquilata su profesionalismo.
Sin importar de dónde venga, el archivista debe resistir cualquier tipo de presión que pretenda manipular evidencias o distorsionar los hechos.
02 El archivista debe valorar, seleccionar y mantener los documentos archivados dentro de sus contextos histórico, legal y administrativo, respetando así el principio de procedencia, preservando y haciendo evidentes las relaciones originales de los documentos.
El archivista debe actuar bajo los principios generales aceptados por la práctica. Debe realizar sus tareas y funciones de acuerdo con los principios de la archivística, con respeto a la creación, mantenimiento y disposición de documentos activos y semiactivos, incluyendo los de carácter electrónico y de multimedia; la selección y adquisición de documentos para su custodia archivística; el resguardo, preservación y conservación de archivos bajo su cuidado, y la catalogación, descripción y publicación que hará accesible el uso de esos documentos.
El archivista valora los documentos de manera imparcial, basando su juicio en un conocimiento profundo de las necesidades administrativas y de las políticas de adquisición de su institución. En cuanto sea posible debe clasificar y describir los documentos seleccionados para ser retenidos, de acuerdo con los principios archivísticos (ante todo el principio de procedencia y el principio de orden original).
Debe adquirir documentos de acuerdo con los propósitos y recursos de su institución. No puede buscar o aceptar adquisiciones que hagan peligrar la integridad o la seguridad de los documentos ya existentes; debe cooperar para asegurar la preservación de los documentos buscando el recinto adecuado para los mismos.
El archivista debe esforzarse por que regresen al país de origen los documentos y archivos públicos tomados en tiempos de guerra o de ocupación militar.
03 El archivista debe proteger la autenticidad de los documentos y asegurar que su valor no sea alterado durante el proceso archivístico, la conservación y el uso.
El archivista se asegura de que el valor de los documentos, incluyendo los electrónicos o de multimedia, no sea alterado o maltratado a lo largo del proceso archivístico de catalogación, valoración y descripción, y durante la conser vación y el uso.
Cada consulta de un documento debe llevarse a cabo de acuerdo con criterios y métodos cuidadosamente establecidos.
El reemplazo de originales por otros formatos deberá hacerse a la luz del valor legal, intrínseco y de contenido de los documentos.
Hay que informar al usuario cuando algún documento de acceso restringido haya sido temporalmente removido de un archivo.
04 El archivista debe asegurar el acceso continuo y la inteligibilidad del material archivístico.
El archivista selecciona los documentos que deben ser conservados o destruidos primordialmente para salvar el testimonio de la actividad, de la persona o de la institución que produjo y acumuló los documentos, pero también debe tener en mente los cambios en las necesidades de investigación.
Los archivistas deben estar conscientes de que adquirir documentos de origen dudoso, por más interesantes que estos resulten, podría alentar el comercio ilegal. Deben cooperar con otros archivistas y con las instancias de procuración de justicia involucradas en la captura de personas sospechosas de robo de documentos de archivos.
05 El archivista debe documentar y justificar sus acciones con respecto al material archivístico.
El archivista se avoca a las prácticas correctas de custodia de archivos a lo largo del ciclo vital de los documentos y coopera con los generadores
de la documentación para crear nuevos formatos y prácticas de administración documental. No sólo se preocupa de adquirir nuevos documentos, sino que también se asegura de que la nueva información y los nuevos sistemas archivísticos sean incorporados desde el inicio para preservar archivos valiosos.
El archivista que trata con los funcionarios encargados de la transferencia documental, o con los dueños de los documentos, debe tomar decisiones justas considerando, cuando esto sea posible, su autoridad para transferir, donar o vender, así como los acuerdos económicos y sus beneficios, los planes para su procesamiento, los derechos de autor y las condiciones de acceso.
El archivista debe llevar un registro permanente que dé cuenta de los accesos, de la conservación y de todo el trabajo archivístico realizado.
06 El archivista debe promover el acceso más amplio posible al material archivístico y ofrecer un servicio imparcial a todos los usuarios.
El archivista facilita la búsqueda de información creando métodos particulares y generales para todos los documentos bajo su custodia.
Ofrece orientación imparcial a todo usuario y emplea los recursos disponibles para ofrecer las mejores opciones de servicios.
Desalienta las restricciones absurdas o excesivas para el acceso y el uso de los documentos, pero puede sugerir o aceptar como condición para la consulta, restricciones claras y previamente establecidas de duración limitada. Debe observar celosamente y aplicar imparcialmente todos los acuerdos hechos al momento del préstamo, pero en su afán por conseguir la liberalización del acceso a los documentos y a la información, estará pendiente para renegociar las condiciones, de acuerdo al cambio de los tiempos y las circunstancias.
El archivista responde cortésmente y con ánimo de ayudar al usuario, a todos los requerimientos razonables en torno a los acervos, y promueve el mayor uso posible de estos, cuidando siempre de cumplir con las políticas institucionales, la reservación de los acervos, las consideraciones legales, los derechos individuales y los acuerdos establecidos con el donante. Explica las restricciones pertinentes a los usuarios potenciales y las aplica equitativamente.
07 El archivista debe respetar el acceso y la privacidad actuando dentro de los límites de la legislación pertinente.
El archivista cuida que la privacidad personal, corporativa y la seguridad nacional sean protegidas sin por ello destruir información, especialmente en el caso de los documentos electrónicos para los que la puesta al día y la eliminación de los mismos es una práctica común. Tiene que respetar la privacidad de los autores y de los individuos que aparecen en los documentos, especialmente de aquellos que no tuvieron ni voz ni voto en la manera en la que se iba a disponer de los materiales.
08 El archivista debe utilizar la confianza depositada en él para el bien común y evitar usar su posición privilegiada para beneficio propio o de otros.
El archivista debe evitar las actividades que perjudiquen su integridad profesional, su objetividad o imparcialidad. No puede beneficiarse económicamente o de ninguna otra forma a título personal en detrimento de las instituciones, los usuarios o los colegas.
El archivista no puede hacer acopio de documentos originales en su área de responsabilidad ni participar en ningún tipo de comercio con documentos. Tiene que evitar cualquier actividad que a los ojos del público pudiera generar la sospecha de que existe un conflicto de intereses.
El archivista puede usar los acervos de su institución para investigación personal y publicaciones, siempre y cuando los utilice en los mismos términos establecidos para los demás usuarios que consultan el mismo acervo. No puede revelar ni usar la información obtenida gracias a su posición sobre acervos de uso restringido. Puede revisar y comentar sobre el trabajo realizado por otros en el mismo campo, incluyendo el trabajo basado en documentación de sus propias instituciones.
El archivista no debe permitir a personas ajenas a la profesión interferir en su trabajo y en sus obligaciones.
No debe permitir que su investigación personal y sus publicaciones interfieran en su adecuado desempeño profesional o en la labor administrativa para la que fue contratado.
Cuando utilice los acervos de su institución, el archivista no deberá emplear su conocimiento sobre los trabajos no publicados de otros investigadores sin antes comunicar sus intenciones a los mismos.
09 El archivista debe procurar la excelencia profesional y la actualización de sus conocimientos archivísticos de forma sistemática y continua, compartiendo los resultados de sus investigaciones y experiencia.
El archivista debe empeñarse en desarrollar su conocimiento y capacidades profesionales para contribuir al cuerpo de estudio de su gremio, asegurándose de que aquellos cuyo entrenamiento o actividades supervisa, estén preparados para llevar a cabo sus tareas de una manera eficiente.
10 El archivista debe promover la conservación y el uso del patrimonio documental de la humanidad trabajando de manera conjunta con los miembros de su comunidad y con otros profesionales.
El archivista debe alentar la cooperación, evitar conflictos con sus colegas de profesión y resolver cualquier dificultad, con la promoción del cumplimiento de las normas archivísticas y de ética. Debe cooperar con los miembros de profesiones relacionadas bajo las bases de un mutuo respeto y comprensión.
Para entender el desarrollo de la profesión de archivista en Colombia, es preciso comprender una serie de aspectos propios de la evolución de una actividad que durante muchos años estuvo relegada al último lugar en la mayoría de las organizaciones.
Durante buena parte del siglo XXI, el cargo de archivista, tanto en instituciones públicas como privadas, no gozaba de la importancia que si tenía, por ejemplo, en los países europeos. En general se trataba de cargos de bajo nivel en la estructura organizacional y para los cuales no se exigían mayores requisitos de formación universitaria, e incluso en muchas empresas solo era suficiente el poseer un diploma de bachiller para ocupar estos cargos. De otro lado, la normatividad vigente en nuestro país en esta materia era muy escasa, por lo que el manejo y administración de los archivos nunca fue una preocupación de la administración.
De este panorama, se exceptuaban algunos archivos históricos, los cuales debido a la naturaleza de sus fondos y a cierta presión de los investigadores por el adecuado manejo de los mismos, eran administrados generalmente por historiadores. A lo anterior se suma el hecho de que la archivística era una disciplina desconocida, al menos hasta principios de la década de los 70 y quienes dirigían los archivos no tenían conocimientos específicos en este campo. De igual forma, no existían espacios académicos en este campo, lo que se reflejaba en una débil oferta de cursos de capacitación en el área de los archivos y la documentación.
Esta situación se debía fundamentalmente a que le función archivística no era valorada dentro de las instituciones y por lo tanto solo se quedaba en el terreno de un simple oficio u ocupación, que aunque necesaria no gozaba de aceptación social ni laboral.
Unos años antes de la apertura del programa de Archivística de la Universidad de la Salle, el Archivo Nacional bajo la dirección de Fray Alberto Lee López, había comenzado a liderar un proyecto para establecer un sistema nacional de archivos en nuestro país y había iniciado la publicación de varios materiales relacionados con los archivos históricos.
Los anteriores antecedentes sembraron la semilla para la consolidación de un colectivo profesional, cuyo único común denominador era su amor por los archivos y el hecho de que compartían los mismos intereses y problemas en cuanto al manejo de los documentos en empresas públicas y privadas. Fue así como en el año de 1973 se crea la Asociación colombiana de Archivistas – ACAR, cuya sede principal fue establecida en la ciudad de Medellín, conformada en su mayoría por archivistas empíricos y autodidactas. Posteriormente se crean sucursales de ACAR (denominados capítulos) en los departamentos de Cundinamarca, Santander, Nariño y Risaralda. La ACAR tuvo un periodo de crecimiento importante durante las décadas de los 70 y 80; sin embargo, por razones de estructura y algunos problemas estatutarios, los capítulos fueron perdiendo presencia y se fueron cerrando. Para finales de la de década de los 90, solo funcionaba la sede principal en Medellín, la cual sin embargo ya no tiene la presencia nacional de sus primeros años. Durante estos cinco lustros, ACAR contribuyó a la consolidación de una conciencia colectiva frente a la profesión; participó activamente en la formación de funcionarios de archivos públicos y privados, en especial en los niveles técnicos, ya que la Universidad de la Salle, había asumido la responsabilidad de formar los profesionales que el país empezaba a demandar.
Con la casi desaparición de ACAR, conformada principalmente por profesionales en disciplinas diferentes a la archivística, provenientes en su mayoría del mercado laboral, se fue diluyendo la idea de una asociación profesional; A finales del año 2000, un grupo de profesionales de la Universidad de la Salle, decide asumir la tarea de llenar el vacío existente y crea la Sociedad Colombiana de Archivistas, la cual continua con la linea de trabajo de ACAR así como algunos de sus postulados, y agregando otros, necesarios para una nueva sociedad, en la cual os archivos cobran especial relevancia frente a las nuevas tendencias en la gestión de la información empresarial.
Para la nueva asociación, el trabajo, si bien resulta complejo y difícil, el hecho de contar con un Sistemas Nacional de Archivos consolidado, con más de 600 archivistas profesionales (más del 90% egresados de la Universidad de la Salle) y un número mayor de técnicos (egresados del SENA y del Tecnológico de Antioquia), así como la labor de concienciación realizada por el AGN, aspectos que unidos a la Ley 594 de 2000 o Ley General de Archivos, hacen que el futuro de una asociación de archivistas sea hoy en día más prometedor.
Durante estos años, el desarrollo de las asociaciones de archivistas en Colombia se ha caracterizado por una serie de aspectos que conviene señalar:
1. Su creación ha sido motivada por el interés de un grupo de profesionales, funcionarios de archivos, profesores de archivísticas y de instituciones archivísticas, conscientes del papel que dentro de una sociedad juegan las agremiaciones.
2. El estado no tiene ningún tipo de incentivo para el trabajo gremial.
3. La participación de los trabajadores de los archivos en sus diferentes niveles, ha sido muy reducida frente al potencial existente, pues se estima que menos de 0.1% ha pertenecido, pertenece o desea pertenecer a una asociación.
4. Los socios son atraídos por intereses particulares o por los beneficios que se desprenden de su pertenencia a una asociación profesional, pero muy pocas veces se incorporan a las asociaciones porque tengan un real y verdadero sentido de comunidad profesional.
5. No existe una verdadera conciencia sobre los deberes y responsabilidades que se adquieren cuando se solicita el ingreso a las asociaciones de archivistas o de cualquier otra naturaleza.
6. Las difíciles circunstancias económicas con las que deben trabajar las asociaciones de archivistas, impiden su adecuado desarrollo así como su crecimiento sostenido.
Las cuotas de afiliación o sostenimiento a pesar de ser muy reducidas, no son cumplidas oportunamente por los socios.
Sin embargo, es necesario reconocer que buena parte de la crisis de las asociaciones de archivistas se ha debido a la falta de gerenciamiento de las mismas, así como a una débil autoimagen, lo cual dificulta aún más su adecuado desarrollo y crecimiento. En Colombia, es particularmente interesante ver como las asociaciones de archivistas, hasta ahora, han resultado incapaces para enfrentar con éxito los cambios sociales, políticos, económicos, empresariales, educativos, etc., lo cual las ha llevado a desaparecer casi totalmente∗.
En muchos casos se han visto como una especie de sindicatos que buscan proteger el ejercicio de una actividad más que contribuir al desarrollo de un conocimiento y a la consolidación de una profesión, situación que no les ha permitido desarrollar eficazmente su trabajo.
Entre los errores más significativos del trabajo gremial de las asociaciones de archivistas se encuentran:
• Deficiente gestión gerencial
• Bajo perfil de dirección en los cuadros directivos
• Desviación del objeto social
• Ausencia de planeación
• Débil autoimagen
• Inadecuado manejo de sus recursos
Estos factores sin embargo, pueden ser eliminados si las asociaciones profesionales de archivistas comprenden que su papel no es únicamente el de la agremiación, sino que su misión va mucho más allá de la responsabilidad frente a sus asociados o a la protección del ejercicio de una profesión; las asociaciones tienen que convertirse en instrumentos de desarrollo no solo de la profesión sino de los archivos y de la archivística.
∗ Unos de los pilares de la Sociedad Colombiana de Archivistas, es precisamente el relacionado con el manejo gerencial que debe caracterizar su accionar, para lo cual se cuenta con un Plan Estratégico a cinco años, cuyo desarrollo comprende cuatro áreas: financiera y de sostenimiento; académica; empresarial; de investigación, para ello deben tener objetivos estratégicos, metas de largo plazo, visión de futuro y sobre todo contar con reconocimiento social y este solo se puede lograr cuando sean capaces de abandonar la creencia de que solo deben ocuparse de los intereses de sus socios; esto significa que cualquier asociación de archivistas debe reconocer en todos los archivistas un “socio potencial”, hacia el cual es preciso orientar su accionar.
En otras palabras, se requiere de una acción de liderazgo que recupere la imagen de las asociaciones de archivistas y las proyecte dentro del escenario del siglo XXI como instrumento para lograr la meta de convertir a esta sociedad en una verdadera sociedad de la información y del conocimiento.
PERFIL DEL PROFESIONAL EN ARCHIVÍSTICA
El perfil profesional del archivista se inscribe en una propuesta humana, técnica y política. En el marco humano desarrolla un compromiso con la sociedad permitiendo un acceso ágil y eficiente de la información.
En lo político desarrolla un compromiso con el rescate de la información, involucrándose profundamente con los procesos asociados con el tratamiento moderno de la información y la gerencia de los sistemas.
Entre las habilidades y características deseables que debe tener todo archivista están
Habilidad verbal, razonamiento abstracto y memoria
Gerenciar sistemas de información.
Aplicar las tecnologías apropiadas para el tratamiento, almacenamiento, recuperación y difusión de la información.
Investigar temas propios de la archivística que permitan aportar conocimientos nuevos a la disciplina.
Facilidad para el procesamiento y entrega de información
Capacidad de observación, análisis y síntesis
Iniciativa y orden
Facilidad para las relaciones interpersonales
Disposición para el trabajo en equipo
Capacidad de investigación
Habilidad para elaborar organigramas, cronogramas, inventarios e índices.
Tipo
Descripción
Perfil Del Aspirante
- poseer principios eticos y criterios morales compatibles con la filosofia de la universidad. - tener espiritu de iniciativa creatividad y sentido de liderazgo. - capacida de comunicarse eficientemente en forma oral escrita y de trabajo en equipo. - tener una mente abierta y organiza - disponer de una amplia cultura general. - demostrar una gran capacidad de servicio.
Perfil Ocupacional
- profesional de la informacion - investigador en ciencias de la educacion. - planificador de sistemas de informacion. - dise?ador de sistemas de informacion. - administrador de sistemas de informacion. director de unidades de informacion. - docentes en ciencias de la informacion. - analista y organizador de informacion. - generador de informacion.
Perfil Profesional
el bibliotecologo y archivista debe tener los conocimientos habilidades destrezas y valores para planear analizar dise?ar evaluar y poner en produccion servicios y sistemas de informacion con base en la utilizacion de tecnologias modernas especialmente las apoyadas en la informatica y las telecomunicaciones. debe tener una formacion etica y el conocimiento cientifico-tecnologico tal que le permita determinar el tipo de informacion requerida para la adecuada toma de decisiones. debe estar en capacidad para planear dirigir coordinar y organizar sistemas de informacion biliotecas y servicios de documentacion para el uso de instituciones y personas. debe poder utilizar tecnologias de procesamiento de informacion y de comunicaciones en el analisis dise?o alcenamiento recuperacion y difusion de la informacion. debe poder liderar la creacion manejo y actualizacion de la infraestructura de informacion para el acceso a las fuentes del conocimiento de las instituciones y las personas.
CODIGO ETICO DEL ARCHIVISTA
01 El archivista debe proteger la integridad del material archivístico y así garantizar que éste continúe siendo una evidencia confiable del pasado.
La obligación primordial del archivista es la de preservar la integridad de los documentos bajo su cuidado y custodia. Para cumplir con esta tarea deben considerarse los legítimos, aunque a veces conflictivos, derechos e intereses de la institución que ofrece el servicio, así como de los dueños, de los protagonistas de los documentos y de los usuarios del pasado, presente y futuro. La objetividad e imparcialidad del archivista es lo que aquilata su profesionalismo.
Sin importar de dónde venga, el archivista debe resistir cualquier tipo de presión que pretenda manipular evidencias o distorsionar los hechos.
02 El archivista debe valorar, seleccionar y mantener los documentos archivados dentro de sus contextos histórico, legal y administrativo, respetando así el principio de procedencia, preservando y haciendo evidentes las relaciones originales de los documentos.
El archivista debe actuar bajo los principios generales aceptados por la práctica. Debe realizar sus tareas y funciones de acuerdo con los principios de la archivística, con respeto a la creación, mantenimiento y disposición de documentos activos y semiactivos, incluyendo los de carácter electrónico y de multimedia; la selección y adquisición de documentos para su custodia archivística; el resguardo, preservación y conservación de archivos bajo su cuidado, y la catalogación, descripción y publicación que hará accesible el uso de esos documentos.
El archivista valora los documentos de manera imparcial, basando su juicio en un conocimiento profundo de las necesidades administrativas y de las políticas de adquisición de su institución. En cuanto sea posible debe clasificar y describir los documentos seleccionados para ser retenidos, de acuerdo con los principios archivísticos (ante todo el principio de procedencia y el principio de orden original).
Debe adquirir documentos de acuerdo con los propósitos y recursos de su institución. No puede buscar o aceptar adquisiciones que hagan peligrar la integridad o la seguridad de los documentos ya existentes; debe cooperar para asegurar la preservación de los documentos buscando el recinto adecuado para los mismos.
El archivista debe esforzarse por que regresen al país de origen los documentos y archivos públicos tomados en tiempos de guerra o de ocupación militar.
03 El archivista debe proteger la autenticidad de los documentos y asegurar que su valor no sea alterado durante el proceso archivístico, la conservación y el uso.
El archivista se asegura de que el valor de los documentos, incluyendo los electrónicos o de multimedia, no sea alterado o maltratado a lo largo del proceso archivístico de catalogación, valoración y descripción, y durante la conser vación y el uso.
Cada consulta de un documento debe llevarse a cabo de acuerdo con criterios y métodos cuidadosamente establecidos.
El reemplazo de originales por otros formatos deberá hacerse a la luz del valor legal, intrínseco y de contenido de los documentos.
Hay que informar al usuario cuando algún documento de acceso restringido haya sido temporalmente removido de un archivo.
04 El archivista debe asegurar el acceso continuo y la inteligibilidad del material archivístico.
El archivista selecciona los documentos que deben ser conservados o destruidos primordialmente para salvar el testimonio de la actividad, de la persona o de la institución que produjo y acumuló los documentos, pero también debe tener en mente los cambios en las necesidades de investigación.
Los archivistas deben estar conscientes de que adquirir documentos de origen dudoso, por más interesantes que estos resulten, podría alentar el comercio ilegal. Deben cooperar con otros archivistas y con las instancias de procuración de justicia involucradas en la captura de personas sospechosas de robo de documentos de archivos.
05 El archivista debe documentar y justificar sus acciones con respecto al material archivístico.
El archivista se avoca a las prácticas correctas de custodia de archivos a lo largo del ciclo vital de los documentos y coopera con los generadores
de la documentación para crear nuevos formatos y prácticas de administración documental. No sólo se preocupa de adquirir nuevos documentos, sino que también se asegura de que la nueva información y los nuevos sistemas archivísticos sean incorporados desde el inicio para preservar archivos valiosos.
El archivista que trata con los funcionarios encargados de la transferencia documental, o con los dueños de los documentos, debe tomar decisiones justas considerando, cuando esto sea posible, su autoridad para transferir, donar o vender, así como los acuerdos económicos y sus beneficios, los planes para su procesamiento, los derechos de autor y las condiciones de acceso.
El archivista debe llevar un registro permanente que dé cuenta de los accesos, de la conservación y de todo el trabajo archivístico realizado.
06 El archivista debe promover el acceso más amplio posible al material archivístico y ofrecer un servicio imparcial a todos los usuarios.
El archivista facilita la búsqueda de información creando métodos particulares y generales para todos los documentos bajo su custodia.
Ofrece orientación imparcial a todo usuario y emplea los recursos disponibles para ofrecer las mejores opciones de servicios.
Desalienta las restricciones absurdas o excesivas para el acceso y el uso de los documentos, pero puede sugerir o aceptar como condición para la consulta, restricciones claras y previamente establecidas de duración limitada. Debe observar celosamente y aplicar imparcialmente todos los acuerdos hechos al momento del préstamo, pero en su afán por conseguir la liberalización del acceso a los documentos y a la información, estará pendiente para renegociar las condiciones, de acuerdo al cambio de los tiempos y las circunstancias.
El archivista responde cortésmente y con ánimo de ayudar al usuario, a todos los requerimientos razonables en torno a los acervos, y promueve el mayor uso posible de estos, cuidando siempre de cumplir con las políticas institucionales, la reservación de los acervos, las consideraciones legales, los derechos individuales y los acuerdos establecidos con el donante. Explica las restricciones pertinentes a los usuarios potenciales y las aplica equitativamente.
07 El archivista debe respetar el acceso y la privacidad actuando dentro de los límites de la legislación pertinente.
El archivista cuida que la privacidad personal, corporativa y la seguridad nacional sean protegidas sin por ello destruir información, especialmente en el caso de los documentos electrónicos para los que la puesta al día y la eliminación de los mismos es una práctica común. Tiene que respetar la privacidad de los autores y de los individuos que aparecen en los documentos, especialmente de aquellos que no tuvieron ni voz ni voto en la manera en la que se iba a disponer de los materiales.
08 El archivista debe utilizar la confianza depositada en él para el bien común y evitar usar su posición privilegiada para beneficio propio o de otros.
El archivista debe evitar las actividades que perjudiquen su integridad profesional, su objetividad o imparcialidad. No puede beneficiarse económicamente o de ninguna otra forma a título personal en detrimento de las instituciones, los usuarios o los colegas.
El archivista no puede hacer acopio de documentos originales en su área de responsabilidad ni participar en ningún tipo de comercio con documentos. Tiene que evitar cualquier actividad que a los ojos del público pudiera generar la sospecha de que existe un conflicto de intereses.
El archivista puede usar los acervos de su institución para investigación personal y publicaciones, siempre y cuando los utilice en los mismos términos establecidos para los demás usuarios que consultan el mismo acervo. No puede revelar ni usar la información obtenida gracias a su posición sobre acervos de uso restringido. Puede revisar y comentar sobre el trabajo realizado por otros en el mismo campo, incluyendo el trabajo basado en documentación de sus propias instituciones.
El archivista no debe permitir a personas ajenas a la profesión interferir en su trabajo y en sus obligaciones.
No debe permitir que su investigación personal y sus publicaciones interfieran en su adecuado desempeño profesional o en la labor administrativa para la que fue contratado.
Cuando utilice los acervos de su institución, el archivista no deberá emplear su conocimiento sobre los trabajos no publicados de otros investigadores sin antes comunicar sus intenciones a los mismos.
09 El archivista debe procurar la excelencia profesional y la actualización de sus conocimientos archivísticos de forma sistemática y continua, compartiendo los resultados de sus investigaciones y experiencia.
El archivista debe empeñarse en desarrollar su conocimiento y capacidades profesionales para contribuir al cuerpo de estudio de su gremio, asegurándose de que aquellos cuyo entrenamiento o actividades supervisa, estén preparados para llevar a cabo sus tareas de una manera eficiente.
10 El archivista debe promover la conservación y el uso del patrimonio documental de la humanidad trabajando de manera conjunta con los miembros de su comunidad y con otros profesionales.
El archivista debe alentar la cooperación, evitar conflictos con sus colegas de profesión y resolver cualquier dificultad, con la promoción del cumplimiento de las normas archivísticas y de ética. Debe cooperar con los miembros de profesiones relacionadas bajo las bases de un mutuo respeto y comprensión.
martes, 22 de abril de 2008
miércoles, 23 de enero de 2008
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